Podemos aplicar etapas rápidas para colocar várias ações em um comando. Ou se precisar configurar uma regra na automação. Portanto, se um e-mail vier de um remetente específico ou com uma linha de assunto específica, ou uma combinação de ambos sendo um remetente específico e uma linha de assunto específica, você poderá movê-lo automaticamente para uma pasta específica em sua caixa de entrada. Falaremos sobre como usar nosso calendário e os detalhes de agendamento de uma reunião..
Passaremos algum tempo nos concentrando nas opções de personalização e nas configurações do Outlook. E vamos até nos envolver e ver essa integração com o Outlook e o Teams, o que acontece bastante com nossos calendários do Outlook. E falaremos sobre algumas dicas e truques de produtividade com relação ao panorama geral. Procurando apoiar nosso canal e conseguir um ótimo negócio. Torne-se um membro hoje para desbloquear vídeos sem anúncios. Isso mesmo, seus cursos favoritos sem um único anúncio. Interessado em um vídeo específico?.
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Agora, ao criar novos emails, você tem a possibilidade de adicionar a linha de assunto, ambas usando menções. Assim como discutimos nos vídeos para iniciantes. No entanto, você tem uma guia de opções. E quando você estiver elaborando e-mails e der uma olhada na guia de opções, serão abertas algumas opções que você pode querer considerar antes de enviar o e-mail. Uma coisa a que você tem acesso é o grupo de comandos de revisão, que permitirá que você use o editor para erros de digitação ou verificações gramaticais. Posso verificar a acessibilidade. E posso até configurar um envio agendado..
Também posso solicitar o recibo de leitura, mas o usuário também pode confirmar que não o enviará, mesmo que você tenha habilitado a configuração. Também posso desativar reações se precisar. Então, se você está se perguntando por que não consegue reagir a uma determinada mensagem, pode ser porque o usuário desativou essa configuração no grupo de comandos tags, tenho a capacidade de marcar a mensagem como de alta importância, prioridade ou baixa importância e até mesmo criptografar a mensagem. Posso definir permissões na mensagem, independentemente de ela poder ser encaminhada ou não. Se for apenas para aprender confidencialmente, há muitas opções de mensagens diferentes.
Para realmente conseguir enviar a mensagem, que acabará aparecendo potencialmente na caixa de entrada do Outlook de alguém. Falarei sobre ferramentas que você também pode usar para gerenciar sua caixa de entrada. Assim que a mensagem chegar. Agora, para gerenciar melhor os e-mails que chegam à sua caixa de entrada, o Outlook possui um conjunto de ferramentas que podemos usar agora na aba inicial do Outlook. Quando esses e-mails chegam. Claro, temos a capacidade de ignorar a conversa. Também posso denunciar uma conversa por tentativas de phishing e posso até bloquear o remetente..
Posso excluir mensagens diretamente daqui, adicionando-as aos meus itens excluídos, ou posso arquivar as mensagens, movendo-as para minha pasta de arquivos, que ainda pode ser pesquisada. Agora embutido. Quando estou passando o mouse sobre essas mensagens aqui, posso ver ao passar o mouse que tenho a capacidade de marcar a mensagem como não lida ou lida. Isso significa que posso criar um sinalizador para a mensagem. A sinalização acaba mostrando todos esses e-mails sinalizados dentro do Microsoft To-Do..
Também posso usar o filtro para filtrar minha caixa de entrada apenas para e-mails sinalizados. Se eu clicar com o botão direito na bandeira, posso definir uma data de vencimento para hoje. Amanhã, esta semana. E também existe a capacidade de fixar a mensagem no topo da pasta. Isso significa que esta é minha seção de Pin agora. Vou desafixar isso aqui. E se eu precisar, também posso excluir esta mensagem diretamente da linha de mensagens, em vez de ir para a guia inicial. Agora, se eu olhar para a guia inicial aqui e tiver uma mensagem selecionada..
Muitas das opções que acabei de mostrar inline também estão disponíveis dentro do grupo de comandos tags. Posso marcá-lo como vermelho ou não lido. Posso até marcar meus e-mails com uma categoria específica que posso criar. está minha opção de bandeira e bandeira. Vou prosseguir e desconectar este e-mail agora. E se eu precisasse, a opção Pin também está lá. Se eu não conseguir encontrá-lo na fila. Um recurso interessante ao qual temos acesso é chamado soneca, que mostrará o e-mail posteriormente..
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Portanto, muitas das opções encontradas no Lion também podem ser encontradas na guia inicial da minha faixa de opções.
Vamos falar um pouco sobre categorias. No Outlook você tem a capacidade de categorizar seus contatos, seus e-mails, suas reuniões, seus compromissos. Você pode criar suas próprias categorias. Ou você pode usar as categorias de cores predeterminadas criadas para você. Quando vou para a guia inicial e abro o menu suspenso de categorias, posso visualizar as categorias que já criei e adicionar novas categorias diretamente..Aqui. Vou escolher a cor para minha categoria aqui. Vou escolher azul. Lembra-me da interface do Outlook. E vou salvar esta categoria aqui. E como você pode ver este e-mail aqui tem a categoria atribuída a ele na linha de assunto. Agora e no painel de leitura nós o removemos por um segundo. Se eu voltar a categorizar, posso ver que tenho acesso a essa categoria dentro das minhas categorias..
Agora. Agora lembre-se, se você precisar gerenciar suas categorias e remover algumas, renomear algumas, atribuir um atalho de teclado a algumas. Você pode clicar em Gerenciar categorias. Isso abrirá as configurações de suas categorias e, se necessário, você poderá criar novas categorias. A partir daqui você pode editar os nomes, as cores, excluí-los todos juntos. Ou marque-os como favoritos. Isso irá adicioná-los às minhas pastas..
Dê um nome à própria categoria. Deixe-me ir em frente e marcar este. Aí está. Vou fechar a área Gerenciar categorias. Porque agora que temos essas categorias que criamos e que podemos atribuir, quero começar a falar sobre ferramentas mais avançadas que nos permitem realizar múltiplas ações ao mesmo tempo. Há momentos em que preciso categorizar meus e-mails e movê-los para uma pasta específica..
Depois de categorizados. E talvez depois que eles forem movidos para uma pasta, eu também tenha que encaminhá-los para um contato específico. Essas três coisas acontecem com bastante frequência. Ou eu categorizar um e-mail. Eu movo o e-mail para uma pasta. Encaminho o e-mail para um contato. Portanto, se você está constantemente fazendo essas três coisas, uma em um tipo específico de e-mail ou várias ações, você pode ir para a guia inicial do Outlook..
E você pode atribuir algo conhecido como etapa rápida. Assim, você pode agrupar todas essas ações em uma ação conhecida como etapa rápida. Vou abrir esse drop aqui. E parece que já tenho duas etapas rápidas que demonstrei. Deixe-me gerenciar etapas rápidas aqui. E por enquanto vou excluir essas etapas rápidas que adicionei. E quando faço isso, vejo que a janela de etapas rápidas foi apagada..
Deixe-me voltar e criar uma etapa rápida. Agora. Vou dar um novo passo rápido. Portanto, a primeira ação que farei é categorizar a mensagem. E então posso selecionar a categoria da minha categoria que criei. Vou usar o movimento para a ação. Vou selecionar uma pasta. E a terceira ação foi encaminhá-lo para um contato específico. Posso adicionar uma descrição rápida da etapa. Vou chamá-lo de movimento categorizar e avançar..
E deixe-me clicar em salvar. Dessa forma, posso salvar esta demonstração rápida. Posso ver que a etapa rápida aparece no topo aqui. Vamos testar. Vou testá-lo neste Microsoft Power por email. Vamos para a pasta A e verifique se ela está lá. Excelente. E posso ver que já tenho um rascunho elaborado para o rápido Kareem, mas ainda não foi enviado..
Legal. Portanto, não temos apenas etapas rápidas que podemos usar. Mas há uma automação completa que podemos configurar. A automação completa é conhecida como regra. Agora, uma regra é muito diferente de um passo rápido. Você não precisa clicar nele para executar se quiser configurar essas condições. Se o e-mail atender às condições, a regra será executada. Se eu criar uma regra. Posso escolher regras que sempre movam as mensagens do remetente para uma pasta selecionada,.
Mas também posso abrir mais opções aqui.
Portanto, para todas as mensagens do Fast create a partir daí, há verde. Posso adicionar uma ação. Posso movê-lo para ou categorizá-lo. Posso adicionar outra ação aqui e movê-la para uma pasta específica. Posso adicionar outra ação aqui..E posso encaminhá-lo para um usuário específico. Portanto, isso é muito diferente da etapa rápida. Passo rápido. Ainda vou precisar executá-lo sozinho. Isso será executado automaticamente para todas as mensagens da tela. Posso salvar a regra aqui. Mas, por enquanto, vou desativar essa regra porque não quero que ela seja executada quando eu enviar minhas mensagens. Agora lembre-se de que se você tiver várias regras, as regras que começam no topo terão precedência sobre as regras na parte inferior. E é por isso que você pode reordenar suas regras se precisar..
Você também pode executar a regra em sua caixa de entrada para ajudar a limpar as mensagens que já estão lá. Portanto, o Outlook tem vários recursos para ajudá-lo a gerenciar sua caixa de entrada, seja o grupo básico de comandos de exclusão com relatório e bloqueio de ignorar, seja criando um e-mail e enviando uma entrega agendada ou um recibo de leitura para confirmar o fato de que eles já vi a mensagem. Ou automação onde você pode criar etapas rápidas para colocar várias ações em uma. Ou você pode criar uma regra para executar essas ações automaticamente com base nos critérios do email..
Ferramentas de gerenciamento de e-mail bastante avançadas, mas eu não esperaria nada menos de um cliente de e-mail como o Outlook, que existe há tantas décadas. Vamos passar algum tempo conversando sobre o uso eficaz do calendário do Outlook. Agora, uma coisa que quero mencionar é que se você precisar acessar sua agenda, poderá fazê-lo no menu de navegação. O ícone do calendário possui um atalho de teclado atribuído a ele..
Na verdade, você pode usar a tecla Ctrl e o número dois para ativar seu calendário. Se você é um dos usuários que possui vários monitores, pode clicar com o botão direito no calendário e abri-lo em uma janela separada. Muitas vezes, usuários que possuem vários monitores preferem isso. Isso me permite abrir meu calendário do Outlook em uma janela separada, garantindo que o aplicativo ainda esteja por trás dele. Isso me permite navegar pelas diferentes áreas do Outlook, enquanto ainda tenho meu.
Calendário aberto em uma tela diferente. Vou fechar isso agora, para que você possa clicar com o botão direito e abrir em uma janela separada. Algo muito legal no calendário é que você pode criar compromissos e reuniões em fila selecionando uma escala de tempo específica no calendário. Como você pode ver, acabei de selecionar uma escala de tempo específica e ele abre um pop-up embutido para criar uma reunião ou compromisso..
Posso escolher em qual calendário desejo criar esse compromisso. Portanto, se eu adicionar calendários adicionais, adicionarei outro calendário aqui. Vou criar um calendário em branco e chamarei este de meu calendário de exemplo. Comercializarei como azul para combinar com a interface do Outlook. E aqui vou colocar esse caderninho com o lápis desse ícone do exame. E vou salvá-lo em meus calendários. Sim, vou deixar isso em meus calendários e clicar em Salvar..
Legal. Então adicionei outro exemplo de calendário. Então, se eu selecionar o intervalo de tempo aqui, você verá como ele abre as mesmas opções. Isso é. Deixe-me mudar de calendário para calendário. A opção de salvá-lo, descartá-lo ou até mesmo aumentar toda a janela está disponível para mim. Uma demonstração de criação de um compromisso. Posso convidar os participantes necessários. Isso transforma uma reunião aqui e, se eu tiver 15 ou menos pessoas convidadas para.
A reunião, até aciono o assistente de agendamento. Quão legal é isso? Posso alterar as preferências como a duração, se quero ou não os primeiros horários, ou se quero para esta semana ou para a próxima nos horários sugeridos. Também posso alterar o horário da reunião e torná-la uma reunião de dia inteiro, além de selecionar uma sala ou local e adicionar uma descrição aqui..
Agora lembre-se de que há mais opções quando eu clico, a grande janela do evento abre. A partir daqui posso escolher alterar os horários. Posso escolher as opções para a reunião. E minhas opções de resposta também. Posso escolher quando isso vai me lembrar da reunião. Eu configurei para 30 minutos antes. Posso categorizar minhas reuniões e também torná-las um encontro privado..
Ativei essas opções para aparecerem ao agendar reuniões. Posso enviar esta reunião para o OneNote. Posso adicionar uma reunião de zoom porque tenho o plugin de zoom. Posso colocar o Viva Insights e até acessar meus templates, que é um complemento que tenho disponível. Posso visualizar o assistente de agendamento diretamente daqui. Posso adicionar participantes adicionais se necessário. E claro, eu mandando esse e-mail vindo para cá ou esse compromisso vindo para cá..
Colocamos uma agenda aqui. Você também pode ser adicionado na parte inferior. Oh, está dizendo que o evento passou. Isso faz sentido para mim. Vamos colocar isso em um momento que já passou. Aqui vamos nós. E, claro, se você selecionar este compromisso aqui, poderei movê-lo. Veja, se eu apenas arrastar e mover, posso editar o horário do evento..
E então posso enviar uma atualização. Então isso é muito legal. Também posso aumentar a duração da reunião aqui. Isso envia uma atualização. E se eu clicar aqui, posso editar a mensagem diretamente. Os detalhes da reunião diretamente na fila. Ou posso excluir o compromisso daqui. Então. Também posso fazer as mesmas coisas com minha agenda na guia inicial..
Posso abrir os novos eventos e criar um evento. Isso abre a janela de diálogo Evento Grande. Desta vez, obtemos a janela do título completo. Posso adicionar meus participantes opcionais ou adquiridos como fiz anteriormente. Portanto, há mais de uma maneira de organizar seus compromissos e não existe uma maneira realmente certa. É apenas a maneira como você se sente confortável para fazer isso. Portanto, se você é um dos usuários que gosta de escrever compromissos e reuniões.
Inline e mudar horários, muitos recursos estão integrados para isso. Com a perspectiva. Você também pode exibir mais de um calendário na tela ao mesmo tempo. Também mostrarei o calendário privado personalizado. Agora tenho dois calendários diferentes sendo compartilhados. No momento atual. Quando você tem mais de um calendário selecionado, ele é exibido agora em algo conhecido como visualização dividida. Se eu desligar isso, dividir a visualização, não verei mais dois calendários..
Parece que vou voltar para Split View. Você sabe, adicione outra reunião a este calendário aqui. E deixe-me desligar a visualização dividida novamente. A visualização dividida, na verdade, mostra os calendários em lados separados. Mas quando você os desliga, eles se sobrepõem. Agora posso ver os dois calendários em um calendário. Mas, se necessário, posso passar o mouse sobre os calendários que crio e ter a opção de alterar a cor..
Posso mudar a cor aqui para destacá-la. Também tenho a opção de alterar o charme das minhas agendas, que aparecerão nas reuniões e nos convites e nos compromissos. Portanto, Split View permite que você veja seus calendários e lados separados. Nas versões mais antigas do Outlook, você costumava ter um ícone com uma seta aqui no qual você clicava para sobrepô-los um ao outro. Agora é só ativar e desativar a visualização dividida. Posso ter vários calendários exibidos aqui, vários calendários exibidos aqui no Split.
View e também posso sobrepô-los todos juntos. Agora, se eu precisar. Posso acessar meu calendário específico e compartilhá-lo. Também posso fazer isso diretamente na parte superior da guia inicial em Compartilhar. E na minha organização, temos tudo configurado para compartilhar nossos calendários com os membros da organização e podemos ver a maioria dos nossos detalhes. Dessa forma, sabemos com o que estamos ocupados. Portanto, se precisar compartilhar um calendário que você criou, você pode inserir.
Os endereços de e-mail dos usuários com quem deseja compartilhar o calendário e até que ponto dos níveis de permissão deseja compartilhar. Se eles puderem ver quando você estiver ocupado, eles só poderão ver os títulos e locais. Eles podem visualizar todos os detalhes e até editar. Muito legal. Apenas certifique-se de compartilhar o calendário correto com os usuários corretos e com as permissões corretas, e você sempre pode visualizar essas permissões passando.
O mouse sobre os calendários e visualizando as seções Compartilhamento e Permissões. Se você precisar. Também existe uma função de impressão do calendário. A função de impressão do calendário permite imprimir diferentes calendários se necessário, e diferentes visualizações do calendário se necessário, e se você deseja ou não deixar espaço no mínimo. As agendas detalhadas. Parece que aparecem até os convites, e até um intervalo de tempo para o calendário. Se você estiver tentando fazer uma programação semanal, trimestral ou mensal, imprima-a..
Vamos para a guia de visualização. Agora que fizemos um tour por algumas de nossas ferramentas avançadas de calendário. E agora que vimos algumas dessas ferramentas avançadas de calendário, quero entrar nas configurações do calendário. Nas configurações de calendário aqui para a primeira seção chamada visualização, você pode controlar como será mostrado o primeiro dia da semana. Quando você cria um calendário. Além de ajustar as escalas de tempo padrão. E se você deseja ou não exibir os números da semana do ano..
Você pode adicionar vários fusos horários, mas eles não serão exibidos se você estiver na visualização mensal. Você pode controlar como os eventos são tratados. Mesmo se você for um usuário de zoom. Você pode configurá-lo. Zoom reuniões para todas as reuniões online. Você. Posso adicionar locais meteorológicos adicionais no canto dos calendários. Lá. E posso controlar meus calendários compartilhados. É possível obter um calendário e criar um link para publicá-lo, e você pode compartilhar.
Esse link com outras pessoas para assinar seu calendário. Recurso muito poderoso se você precisar compartilhar seu link com outras pessoas fora da organização. Também é possível usar as reservas da Microsoft para configurar uma página de reservas, onde pessoas dentro e fora da sua organização podem ver sua disponibilidade sincronizada com seu calendário em tempo real. Você simplesmente precisa criar uma página de reservas e adicionar o link de reserva à sua assinatura..
Ferramenta muito poderosa que a Microsoft decidiu incorporar totalmente gratuita em suas assinaturas do Microsoft 365. Agora, bem no fundo. Aqui, você pode controlar os horários e locais de trabalho para os dias específicos da semana em seu calendário. O Outlook como aplicativo é um aplicativo muito personalizável; portanto, sempre que você observar a perspectiva de outras pessoas, ela pode não ser necessariamente igual à sua. O aplicativo Outlook Desktop, quando na caixa de correio, possui uma guia de visualização,.
E na guia de visualização da caixa de correio você tem diferentes opções para controlar o layout. Na verdade, existe um grupo de comandos inteiro chamado Layout que você pode acessar. Agora você precisa estar na caixa de correio para ver as configurações de visualização da caixa de correio. Caso contrário, você o verá em sua agenda ou em seus contatos. Se você deseja ajustar as configurações da faixa de opções. Mencionamos na primeira parte que existe algo conhecido como faixa de opções simplificada. Você pode ajustar essa configuração aqui ou neste menu suspenso aqui..
Você também pode controlar onde o painel de leitura será exibido. Meu painel de leitura está aqui, mas se eu for até o painel de leitura, também posso mostrá-lo na parte inferior. Também posso desligá-lo completamente. Eu posso esconder isso. O mesmo acontece com meu painel de pastas. O painel de pastas também posso mostrar ou ocultar..
Se precisar, posso controlar a densidade do aplicativo. Deixe-me mudar para aconchegante. Contra compacto. Ainda mais apertado. Desta vez vou voltar para Roomi. Já que tenho uma tela grande. Na aba de visualização, também tenho acesso ao Immersive Reader. O vídeo fornece uma maneira poderosa de ajudá-lo a melhorar seu ponto de vista. Ao clicar em Vídeo em linha, você pode colar o código incorporado do vídeo que deseja adicionar..
Pausa. Karim Li, instrutor de desktop. Posso controlar as configurações de voz de quão rápido ele fala e a seleção de voz. 244-9850 mais para mim cheguei em casa ultimamente.com/concessions tipo ok, que horas quando venho ouvir. Excelente recurso de leitor envolvente. Portanto, essas são configurações básicas de personalização que temos semelhantes à visualização de mensagens das conversas para a própria caixa de entrada..
Eu quero falar sobre. Algumas outras configurações que você pode considerar ao personalizar o Outlook. Vamos para as configurações gerais aqui. Em geral, você tem um idioma e um tempo. Posso escolher meu idioma, o formato de data e meus formatos de hora. Também posso controlar a aparência geral do aplicativo. Existe um modo de aplicativo escuro que você pode usar para o Outlook..
